Deuxième jour

Après une première journée de repos, commence vraiment mon travail d’audit. En effet, je suis arrivé dimanche matin à l’aube après une nuit complète en avion où malheureusement je n’ai pas vraiment eu l’occasion de dormir… Une petite sieste s’imposait donc bien que dans l’après-midi, j’en ai profité pour remettre de l’ordre dans mes documents et établir mon plan d’audit !
Me voilà donc lundi matin en route pour une des plus grosses structures portuaires du pays où sera stocké notre ginseng avant son exportation par bateau vers la Belgique. L’objectif de la visite est de s’assurer que les halls de stockage choisis répondent bien à nos exigences, de même qu’aux exigences légales Européenne, en terme de traçabilité, d’hygiène,… J’en profite donc pour vérifier l’état général des bâtiments (étanchéité, confinement par rapport à son environnement direct,…), m’assurer de la propreté des locaux et vérifier qu’ils disposent d’un plan de nettoyage effectif (histoire d’être sûre qu’ils n’ont pas juste nettoyer l’ensemble pour me faire plaisir… on est jamais trop prudent !), d’un plan de lutte contre les nuisibles et que les éléments requis (pièges à rongeurs, pièges UV pour les insectes,…)  sont effectifs.

Je vérifie également les risques de contamination (présence de protection sur les luminaires, contamination croisée entre marchandises non étanches,…). Je me dois aussi de vérifier qu’ils disposent des moyens nécessaires pour maintenir une température constante afin d’assurer une conservation optimale des matières entreposées… Bien qu’à ce niveau là, je n’ai pas trop de crainte puisque la température des halls principaux est thermo régulée leur permettant de garantir une température optimale tant en en hiver qu’en plein été.

J’en profite également pour réaliser un exercice de traçabilité en vérifiant la méthodologie d’encodage des lots lors de la réception et en contrôlant le respect des règles de codage mises en place en vérifiant plusieurs matières dans le stock.

Comme vous le savez, nous n’utilisons qu’exclusivement du ginseng BIO pour la fabrication de nos produits, càd qui a été cultivé, transformé et stocké suivant les normes définies par la directive européenne et ses divers règlements sur la culture et transformation des denrées produites suivant les méthodes prescrites par les préceptes de l’agriculture biologique. De ce fait, il est donc impératif de vérifier que les mesures spécifiques pour les produits BIO requises par la réglementation sont respectées. En ce qui concerne le stockage, et en plus des mesures définies plus haut, il est nécessaire de vérifier qu’ils disposent de zones réservées exclusivement aux produits BIO et que ceux ci sont clairement identifiés et traçables afin de prévenir tous mélanges avec des produits conventionnels…

Je vais en arrêter là avec l’énumération des contrôles réalisés au risque de rendre la lecture de mon blog un peu fastidieuse. Pour ceux qui voudraient vraiment en savoir plus sur les autres contrôles réalisés (et je suis sûre qu’il y en a…), n’hésitez pas à me contacter (n’oubliez toutefois pas qu’après 16h en Belgique, il est plus de 22h ici…) !
Au bout du compte, vous l’aurez compris, l’exercice que l’on a , pour ainsi dire, réalisé ensemble (ceci n’étant qu’un rapide résumé de mes notes d’aujourd’hui) était de s’assurer que les conditions mises en place ici répondent aux bonnes pratiques de stockage…
Finalement, on ne stocke jamais le ginseng ici que quelques jours avant de l’exporter en Belgique… Et ce simplement pour pouvoir garantir la sécurité et la continuité de l’approvisionnement de nos clients jusqu’à la prochaine récolte !
En réalité , je n’ai pas énormément de craintes quand aux halls de stockage sélectionnés vu qu’ils jouissent de plusieurs certifications dont l’ISO9001, la validation GMP pharma, un certificat HACCP, le certificat CIQ… sans oublier la certification BIO par Ecocert !  
Afin de prévenir tout envoi massif de mails, je rassure les plus rigoureux d’entre vous, j’en ai bien sûre profité pour faire une rapide vérification de la validité de ces certificats…

Vu qu’en fin de journée, j’ai placé un rendez-vous avec l’antenne locale d’ECOCERT (l’organisme qui certifie que notre ginseng respecte les règles de l’agriculture biologique), il est plus que temps de se mettre en route… Il nous faudra en effet près de 3 heures pour regagner la ville ! Non pas que les communications soient difficiles… Je suis d’ailleurs toujours étonné de voir la qualité des axes routiers dans le pays qui n’a vraiment rien à envier à certaines de nos routes en Belgique… Mais plutôt que les distances peuvent vite s’avérer très longues ! C’est sans doute pour cela que la plupart des employés des sociétés avec lesquelles on collabore ici n’ont jamais eu l’occasion de rencontrer leurs clients étrangers ! Ceci explique sans doute aussi l’excitation et l’effervescence qui règne lorsque vous débarquez ici chez l’un de vos fournisseurs…
Finalement, on en aura pour plus de trois heures. Mes estimations ne tenaient pas compte que l’on arrivait en ville en pleine heure de pointe. Et ici, malgré que la logique actuelle soit encore (pour partie…) au « tout à la voiture » en augmentant régulièrement le nombre de bandes plutôt qu’en les réduisant, les embouteillages peuvent être longs et pénibles !
Prenant mon mal en patience, je suis finalement arrivé dans les bureaux d’Ecocert vers 18h les obligeant à modifier quelque peu leur emploi du temps et revoir à la hausse leur plage de travail !
Malgré tout, cette visite valait pleinement le détour puisque depuis que ma société à fait le pari de passer ses produits à base de ginseng en BIO, il était impératif pour moi d’avoir une vue globale et précise de l’ensemble des acteurs  intervenants dans cette filière.
Et vu qu’Ecocert est ici l’organisme certificateur  choisi pour la certification de nos diverses sources certifiées biologiques,  maintenir cette réunion même en la postposant en début de soirée était primordial pour moi… au grand dam de mes interlocuteurs plutôt habitués dans la région à dîner vers 18h !
L’objectif de la réunion était d’évaluer les différents contrôles réalisés par cette antenne locale d’Ecocert avant d’accorder aux cultivateurs et transformateurs la certification pour leurs produits biologiques.
Nous avons passé ensemble en revue tous les éléments nécessaires et obligatoires qui doivent être mis en place et contrôlés afin de se conformer aux règlements européens en la matière.
Pour des questions de confidentialité, je ne peux vous détailler les aspects pratiques de leurs méthodes de contrôle.
Toutefois, nous avons pu échanger des informations quand à la méthodologie des contrôles réalisés, des travaux préparatoires à la certification d’un client jusqu’au suivi du client et des produits après certification, en passant par les contrôles pratiques réalisés par l’inspecteur sur le terrain.
Ils m’expliquent que les personnes en charge d’un client sont structurées en trois entités séparées. Une personne considérée comme le gestionnaire client qui aura les contacts avec le société qui requiert une certification. Une personne considérée comme gestionnaire des contrôles qui gérera à partir du bureau le dossier relatif à la demande qui reprendra tous les points requis en termes de documentations, contrôles et inspections. La troisième personne est l’inspecteur qui réalisera les contrôles requis sur le terrain en concertation avec le gestionnaire des contrôles.  
Bien que les gestionnaires officiants à partir du bureau puissent sembler assez jeunes (moyenne d’ages 25-30ans, quoi que tout est relatif puisque je me considère encore comme étant jeune aussi…) (et en majorité des femmes), leur niveau général de connaissances dans ce domaine est assez bon ce qui est compréhensible puisque ceux que j’ai rencontré jouissent d’un diplôme universitaire en agronomie. J’ai également eu l’occasion par après de rencontrer l’un ou l’autre inspecteur (et là, on a plutôt affaire à une gente masculine un peu plus âgée) qui ont pu démontrer un niveau de connaissance pratique sur le terrain non négligeable.
Cette structure tripartite me semble intéressante puisqu’elle permet d’éviter ou du moins de réduire tous risques de collusion entre un employé de l’organisme certificateur et un de ses clients puisqu’à tous moments, les informations récoltées et les contrôles réalisés devront être approuvés par les autres membres de cette tripartite.

Afin de m’assurer que ce risque de collusion soit limité, j’en profite pour obtenir plus d’informations quant aux différents audits internes mis en place et plus particulièrement les audits réalisés par des auditeurs de la maison mère d’Ecocert basée en France. Je peux me rendre compte que ces derniers sont réalisés à une fréquence régulière et définie. Et ce, par un minimum de deux inspecteurs Français qui vont vérifier tous les points du système mis en place pour s’assurer que les procédures internes définies au siège en France sont scrupuleusement respectées. Bien que, lors de ces audits, ils ne peuvent, bien entendu, tout contrôler, la fréquence et la durée de ses audits me semblent suffisantes, et supérieures à certains types d’audit dans d’autres organisations, pour pouvoir garantir une bonne sécurité et fiabilité du système.
Lors de cette entrevue, nous avons également parlé des méthodes particulières de culture nécessaires à la production de ginseng en agriculture biologique. Vu que mes interlocuteurs du moment étaient plus habitués à la gestion des dossiers à partir du bureau central, j’ai été assez surpris par leur niveau de connaissances sur les méthodes particulières de culture liées spécifiquement à la difficulté de cultiver du ginseng et plus particulièrement celles qui deviennent impératives lorsqu’il est question de le cultiver en agriculture biologique. Ceci peut d’autant plus paraître comme étant positif quand on sait la faible importance en terme de quantité que représente le ginseng parmi l’ensemble des matières qu’ils certifient BIO.  Je suppose toutefois que bon nombre d’informations leurs provenaient des inspecteurs de terrain mais cela a le mérite de démontrer qu’il existe une bonne collaboration et un bon échange d’informations entre les différents niveaux internes d’Ecocert permettant à chacun de réaliser son travail sur une base tangible.
La connaissance de ces informations leur est d’autant plus pertinente que c’est sur base de cette compréhension des produits provenant de la réalité du terrain et des techniques agricoles employées qu’ils vont pouvoir analyser les dangers (contamination fortuite et croisée, contamination frauduleuse par des pesticides,…) et évaluer le niveau de risque.  
C’est ce niveau de risque qui leur permettra de définir les contrôles et inspections supplémentaires nécessaires (par exemple analyse en résidus de pesticides, contrôles des sols…) de même que leurs fréquences (jusqu’à chaque lot pour certaines matières à haut risque) en plus des divers contrôles et inspections légalement requises dans le cadre de la certification BIO. Sur base de cette analyse, il semble que le niveau de risque pour les racines de ginseng soit assez faible d’après leur propre estimation. Ceci étant basé sur un certains nombres d’informations recueillies reprenant entre autres l’historique des contrôles disponibles, les pratiques agricoles habituelles pour ce type de culture en conventionnel, l’environnement immédiat des lieux de culture, les caractéristiques de la plante et les risques connus en terme de maladie,… Je pourrais encore vous citer plus d’éléments débattus mais je ne peux aller plus en détails au vu d’une certaine confidentialité d’un bon nombre de ces informations.  
Toutefois, c’est là que je pense que l’impact de notre démarche n’est pas négligeable puisque nous avons appris que le lot de racines de ginseng qui sera récolté et séché pour nous a spécialement été sélectionné et échantillonné par l’inspecteur d’Ecocert pour être analysé, entres autres, en teneurs résiduelles en pesticides afin d’éviter toutes fraudes ou contaminations croisées. Et ce, alors que ce n’est pas directement prévu dans leur plan de contrôle sur base de l’analyse de risque qu’ils ont préalablement réalisée.
J’aime à croire que c’est la pression que je mets dans la réalisation de nos contrôles qui les pousse à être d’autant plus vigilants et à ne prendre le moindre risque même si ils considèrent que statistiquement celui-ci est faible. En effet, quand vous leur annoncez que, systématiquement, vous analysez chaque lot quel que soit les analyses qui auraient été effectuées par d’autres organismes et qu’en cas de contrôles positifs et donc non conformes, vous préviendrez la maison mère d’Ecocert en France de même que l’institution accréditeuse des organismes certificateurs et, si nécessaire, les agences européennes et belges de sécurité alimentaire… Ils ont tendance, il me semble, à être plus précautionneux !  Sans compter la pression que vont leur mettre nos différents partenaires qui ne pourront expédier leurs lots si les analyses sont non-conformes…

Voilà, il est passé 20h30 et je pense que tout le monde ne serait pas contre dans rester là. Même vous non ?
En conclusion, à mes yeux, ces rencontres restent particulièrement intéressantes parce qu’elles vous permettent d’aller au delà de la théorie, de ce qui est légalement prévu par les règlements et ce, afin de mieux appréhender la réalité du terrain, de prévoir les risques et de les anticiper !
Comme je vous l’ai dit plutôt, ils ont l’habitude de dîner très tôt et donc les restaurants ont tendance à fermer tout aussi tôt… Ma volonté d’aller jusqu’au bout à en effet quelque peu obliger mes hôtes à revoir leur plan et à réserver en dernière minute un restaurant juste en face de leur bureau… et en l’obligeant réellement à nous attendre ! Et c’est vrai qu’en y arrivant quelques minutes plus tard, les serveurs était déjà en train de souper… et les cuistots donnaient l’impression de juste maintenir leurs fourneaux pour notre hypothétique venue. Là, direction l’étage où nous prenons place dans une petite salle privative. Situation classique pour bon nombre de mes hôtes et plus particulièrement pour ce genre de dîner « officiel » dans le cadre de leur travail. Autre habitude que d’avoir un service privatif personnifié par une jeune serveuse qui toute la soirée va rester là debout à scruter le moindre de vos gestes pour, si nécessaire, pallier à vos moindres besoins. Une autre habitude est cette grande table à plateau tournant qui trône au milieu de cette pièce. Ce plateau que vos hôtes vont s’empresser de remplir de dizaines de plats que l’on se fait un plaisir de découvrir et de s’échanger par cette valse du plateau rythmée par un concert de baguettes s’entrechoquant.  
Vous vous demandez peut-être pourquoi je vous raconte cela… probablement parce que je pense que tout comme moi à cette heure tardive, vous avez besoin de vous changer les idées et ce, afin de ne pas trouver mon blog trop indigeste…
Quoi que, pour en revenir à l’objectif de ce blog… il est intéressant de préciser qu’il est d’habitude ici de mettre à profit les dîner pour échanger de nombreuses informations. C’est une habitude à laquelle vous devez vous plier scrupuleusement si vous ne voulez pas passer à côté d’une foule de précisions qu’ils trouveront plus aisé de faire passer lors de ces situations plus informelles ! A bon entendeur…

Et c’est particulièrement dans ces moments-là que vous pouvez créer des liens et entretenir des contacts qui vous permettrons d’obtenir plus facilement certaines informations et d’en corroborer d’autres.